Über das Projekt
Nordfracht wickelt Sammelgut- und Teilladungsverkehre zwischen dem Hamburger Hafen und Mitteleuropa ab, mit 34 Beschäftigten und einem Stamm langjähriger Frachtführer. Ratenanfragen trafen per E-Mail, Fax und Telefon in jedem denkbaren Format ein, und ein Disponent brauchte im Schnitt neunzehn Minuten, um daraus ein Angebot zu machen. Zwei der drei Disponenten standen kurz vor dem Ruhestand, und das Wissen steckte in ihren Köpfen. Wir haben ein Kundenportal mit strukturiertem Anfrageformular gebaut, dazu ein internes Kalkulationswerkzeug, das unstrukturierte E-Mail-Anfragen ausliest und vorbefüllt, sowie einen dokumentierten Prozess, den die nächste Disponentengeneration wirklich erlernen kann. Die durchschnittliche Angebotsdauer sank von neunzehn auf vier Minuten, und Anfragen werden heute über Nacht beantwortet, ohne eine Nachtschicht zu besetzen.
Galerie
Was wir gemacht haben
Entwicklung
Über das Kundenportal übermitteln Spediteure und Verlader eine Anfrage mit Maßen, Incoterms, Gefahrgutklasse und Abholfenster in einem einzigen Formular und verfolgen anschließend Angebot und Buchung. Intern haben wir ein Kalkulationswerkzeug auf den bestehenden Tariftabellen aufgesetzt, sodass die Disposition weiterhin mit vertrauten Zahlen arbeitet. Alles ist nachvollziehbar und lässt sich sauber in das Transportmanagementsystem exportieren.
KI-Automatisierung
Anfragen, die weiterhin als Freitext-E-Mail eingehen, werden automatisch ausgewertet: Versand- und Empfangsort, Gewicht, Lademeter und Termin werden extrahiert und als Entwurf in das Kalkulationswerkzeug übergeben. Was das System nicht sicher erkennt, wird markiert statt geraten. Nachtanfragen erhalten automatisch eine Eingangsbestätigung mit indikativem Preiskorridor und bis 08:30 Uhr ein verbindliches Angebot.
Betreuung
Wir pflegen die Texterkennung gegen wechselnde E-Mail-Formate der Kunden, passen die Tariflogik bei Änderungen der Dieselzuschläge an und führen vierteljährlich einen Termin mit der Disposition durch, um Reibungspunkte aufzunehmen. Seit 2023 gab es eine ungeplante Störung mit einer Dauer von elf Minuten.
Ergebnisse in Zahlen
19 → 4 min
durchschnittliche Angebotsdauer
+27%
Angebots-zu-Buchungs-Quote
99.98%
Portal-Verfügbarkeit seit Livegang
Was man über uns sagt
Ich bin seit 28 Jahren in der Spedition und habe viel versprochene Software gesehen. Das ist das erste System, das meine Disponenten nach Ende der Testphase behalten wollten. Es versucht nicht, klüger zu sein als die Menschen, die damit arbeiten — wenn es unsicher ist, sagt es das, und genau deshalb vertrauen sie ihm.
Eingesetzte Leistungen
- Website-EntwicklungSchnelle, sichere Websites, die Ihr Team ohne Entwickler pflegen kann.
- KI-Telefonie und Voice-AgentenJeder Anruf auf Deutsch angenommen, nachts wie im Ansturm.
- WerbebetreuungIhre Kampagnen wöchentlich beobachtet, angepasst und berichtet.
- Test von Websites und AppsFehler finden, bevor Ihre Kunden und Ihre Bewertungen es tun.
Ihre Ansprechpartnerin
Miriam Kraus
Ich lese jede Anfrage persönlich und melde mich innerhalb eines Werktages.